Сроки сдачи 6 НДФЛ

Принципиально важно, что сдаётся эта отчётность нарастающим итогом, 4-ре раза за год: 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев, год. По закону, квартальный расчёт 6-НДФЛ нужно послать в инспекцию не позднее наступления последнего дня месяца, идущего за отчётным кварталом. А годовой расчёт предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ).

Штрафы за несдачу отчетности

За просрочку направления отчета предусмотрен штраф. Любой месяц опоздания с отчётом стоит 1000 руб. Исходя из этого, отчитываясь по 6-НДФЛ с 2017 года, сроки сдачи лучше стараться соблюдать.

Инструкция по заполнению формы 6 НДФЛ

Не смотря на то, что форма действует уже практически год, её заполнение приводит к ряду вопросов у работодателей и бухгалтеров. Разберемся пошагово, как заполнить бланк отчётности.

Документ складывается из титульного страницы и второй страницы, содержащей 2 раздела. В случае если строчек для отчётности не достаточно, то допустимо пронумеровать дополнительные страницы. Значительно чаще слишком мало строчков для заполнения второго раздела, расположенного на той же станице, что и первый. В случае если такое происходит, то дублировать содержание первого раздела нет необходимости.

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2017 год с пошаговой инструкцией для каждой строки отчета.

Титульный лист формы 6 НДФЛ

Шаг 1 - ИНН и КПП

В верхних полях титульной страницы проставляются ИНН и КПП компании, сдающей отчёт. В случае если отчёт сдаётся филиалом компании, то указывается КПП филиала.

Шаг 2 - Номер корректировки

Корректировка подразумевает варианты заполнения сдаваемой отчётности. В случае если в данных отчёта позднее обнаружатся ошибки либо неточности, то их возможно скорректировать, направив уточненный вариант отчётности. Итак, в случае если расчёт 6-НДФЛ сдаётся первый раз, то в поле “номер корректировки” вписываются нули. По мере уточнения расчёта (при необходимости) проставляются номера 001, 002, 003 и без того потом.

Шаг 3 - Отчётность по кварталам (номер периода)

Ранее при сдаче отчёта по НДФЛ год не разбивался на отчётные периоды, исходя из этого НК РФ не содержит понятия “отчётный период” в отношении поэтому этого налога. Сейчас в форму отчётности по 6-НДФЛ добавлена формулировка “период представления” - другими словами временной промежуток, за который отчитывается работодатель:

• за 1-й квартал - код 21;
• за полугодие - код 31;
• за 9 месяцев - код 33;
• за год - код 34.

Шаг 4 - Налоговый период

Таким периодом является текущий год , в поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5 - Код налоговой службы по месту учёта

В строке указывается код той налоговой, куда направляется отчётность. Это четырехзначный код, где первые 2 цифры - номер региона, а вторые две - конкретно код инспекции (на примере инспекция ФНС №9 Центрального района СПб). Принципиально важно не забывать, что отчётность направляется в инспекцию по месту нахождения компании либо подразделения. ИП сдают этот отчёт в налоговую по месту жительства.

Шаг 6 - Код по месту учёта компании

Код “По месту нахождения (учета)” оказывает помощь найти, какая поэтому компания сдаёт отчётность. Такие коды прописаны в Приложении №2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ.

В отчёте нужно проставить:

• по месту учёта российской компании - 212;
• по месту учёта отделения (филиала) - 220;
• наибольшие плательщики налогов вписывают код 213.

ИП также имеют отдельные коды:

• ИП на общей либо упрощенной налоговой системе - код 120;
• ИП на патентной системе либо ЕНВД - код 320.

Шаг 7 - Наименование плательщика налогов

В поле “налоговый агент” печатается краткое (в случае если имеется) либо полное наименование компании.

Шаг 8 - Код ОКТМО (муниципального образования)

Нужно проставить код того МО, на территории которого расположено и зарегистрировано предприятие либо его филиал (в случае если отчёт сдается за отделение). На примере код муниципального округа № 78 СПб, к которому относится инспекция ФНС России №9. Время от времени гражданам выплачивают финансовые средства (ЗП и премии) как головное предприятие, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются в инспекцию сразу два расчёта с различными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Титульный лист оформлен. Возможно перейти к примеру заполнения 1 раздела формы 6-НДФЛ.

Первый раздел отчётности складывается из 2-х блоков.

Первый блок включает обобщенные данные по каждой ставке налога, применяемой на предприятии. Одна организация может начислять налог на доходы физических лиц по нескольким ставкам - 13%, 15%, 30% либо 35%. Основной в России является 13-процентная ставка. Более высокие (15% и 30%) используются в отношении граждан - нерезидентов России. 35% ставка применима в отношении выигрышей в лотереях, конкурсах либо рекламных акциях. В случае если компания применяет лишь основную ставку, то первый блок 1-го раздела заполняется один раз.

Во втором блоке суммируются итоги по всем ставкам НДФЛ, в случае если предприятие использует пару.

Блок 1 - обобщенные данные по каждой налоговой ставке раздельно

Шаг 1 - Строка 010. Налоговая ставка

В поле 010 проставляется величина ставки в процентах. При необходимости (в случае если используется пару различных ставок) возможно пронумеровать и добавить страницы. Итоговые данные (строки с 060 по 090) дублировать не необходимо - довольно итога на первой странице, на следующих страницах в этих полях ставят нули.

Шаг 2 - Строка 020. Начисленные доходы

В этом поле суммируются все доходы сотрудников организации, посчитанные нарастающим числом В первую очередь года. В случае если кому-либо выплачивались дивиденды, то их сумма вносится в отдельную графу 025.

Шаг 3 - Строка 030. Налоговые вычеты

В случае если гражданам В первую очередь года были предоставлены налоговые вычеты, то их сумму нужно зафиксировать в поле с номером 030. Вычеты - это не облагаемые налогом суммы, разрешающие уменьшить общую денежную базу при его удержании. Вычеты надеются сотрудникам, имеющим детей (определенная сумма на каждого ребенка). Также сотрудники вправе оформить социальные и имущественные налоговые вычеты.

Шаг 4 - Строка 040. Полный исчисленный НДФЛ

В строке 040 приводится полный налог, исчисленный из общей суммы дохода физического лица в рублях без копеек. Подсчёт производится следующим образом: показатели из графы 020 минус данные из графы 030 и умножить на значение графы 010. Другими словами из общей суммы дохода вычесть сумму налоговых вычетов и умножить на налоговую ставку. Пример: (2 550 000 - 14 000) * 13% = 329 680. Так, сумма исчисленного как пример НДФЛ равна 329 680 руб.

С дивидендов налог высчитывается раздельно и фиксируется в графе 045: размер дохода в графе 025 умножается на ставку налога в графе 010. В нашем примере это: 45 500 * 13% = 5 915 руб.

Шаг 5 - Строка 050. Сумма авансов в рублях

Это поле заполняется, лишь в случае если в компании работают чужестранцы на патентной базе. Тогда в строке 050 фиксируется сумма авансов в рублях, выплаченная чужестранцам. В остальных случаях проставляют ноль.

Блок 2 - итоговые показатели 6 НДФЛ

Шаг 6 - Строка 060. Число людей, получивших доходы за отчётный период

В поле проставляется общее число физических лиц, которым организация начисляла выплаты за период. В случае если сотрудник за отчётный год увольнялся и снова возвращался на предприятие, то поменять данные в строке не необходимо.

Шаг 7 - Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Сумма удержанного налога, которая подобающа значиться в поле номер 070, по факту не обязательно совпадёт с числом в строке 040 (величина исчисленного налога). В большинстве случаев это происходит по причине того, что кое-какие налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8 - Строка 080. Неудержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9 - Строка 090. Возвращенный налог

В строке 090 записывается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили обратно работнику. В случае если аналогичных инцидентов не было, ставят ноль.

Раздел 2

Эта часть отчета 6-НДФЛ содержит лишь данные за три последних месяца, а не за период В первую очередь года. Во втором разделе примера заполнения мы перечислили даты выплаты доходов сотрудникам и их финансовые суммы. Необходимо расположить указанные даты в порядке хронологии.

Шаг 10 - Строка N 100. Дата получения дохода сотрудниками

В графу 100 вписывается день, когда сотрудники компании получили доход. Число и месяц, которые нужно указать, зависят от характера выплат. Дата, являющаяся днём получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, заработная плат становится доходом гражданина в последнее число месяца, за который она выплачивается. Исходя из этого допустимо указать в этой строке последнее число февраля 2017 года, в случае если заработную плат за февраль работники получили лишь в марте. А вот отпускные и больничные будут считаться доходами граждан поэтому в день их получения.

Шаг 11 - Строка N 110. День удержания налога компанией

110 графа подобающа содержать число (день, месяц, год) яркого удержания налога организацией. Удержать НДФЛ с зарплаты нужно прямо в день её выплаты. Налог на доход физических лиц с отпускных и больничных тоже удерживается компанией в день их выплаты.

Шаг 12 - Строка N 120. Дата перечисления налога в бюджет

Графа 120 - это поле, содержащее дату отчисления налоговой суммы в бюджет согласно закону. НДФЛ с ЗП нужно внести в бюджет не позднее следующего дня после её выплаты. А вот налог с заплаченных сотрудникам отпускных и больничных возможно уплатить в казну не сразу - основное, успеть до конца того месяца, в котором они были выданы сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

Указанные даты и должны быть внесены в раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

• по строке 100 — дата фактической выплаты отпускных (ст. 223 НК РФ, письмо ФНС России от 13.11.2015 №БС-4-11/19829);
• по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
• по строке 120 — день уплаты налога, но не позднее последнего дня месяца.

Шаг 13 - Строка N 130. Доход в рублях без вычета налога

В поле 130 указывается финансовая сумма, по факту полученная работниками на определённую дату (заполненную в графе 100 слева) без вычета налога.

Шаг 14 - Строка N 140. НДФЛ, который нужно удержать с суммы

В графе 140 подобающа находиться сумма НДФЛ, удержанного по факту при выплате дохода работникам на дату, записанную в графе 110 (независимо от перечисления в бюджет).

Наряду с этим в случае если налогооблагаемая база уменьшалась на размер налоговых вычетов, сумму налога показывают с учётом вычетов. В случае если 3 человека при выплате зарплаты получили стандартный вычет на ребенка 1400 руб. (в сумме 4200 руб.), то налоговая база уменьшается на эту сумму (650 000 - 4200), а уже позже высчитывается удержанный НДФЛ, сумма которого заносится в графу 140. В нашем примере оказалась сумма 83 954 руб.

Допустимо добавление пронумерованных страниц, в случае если для перечисления всех доходов за квартал по датам не хватит страницы.

Ответственное замечание!

Оформляя бланк отчётности, нужно следить, чтобы все клеточки в нём были заполнены. В пустых клеточках ставятся прочерки следующим образом:

На титульном странице это правило действует аналогично. Даже в самой долгой строке, содержащей наименование организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Скачать форму 6 НДФЛ

Пустая форма 6 НДФЛ для Excel (формат xls)

Форма 6 НДФЛ для Excel (формат xls). Пример с заполненными разрешёнными

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах возможно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО - Бухсофт Онлайн, Мое дело, Контур , Небо и других. Кое-какие сайты разрешают это делать вольно, но в большинстве случаев сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ появляется , если плательщик налогов признается налоговым агентом, другими словами осуществляет выплаты в пользу физических лиц. В случае если в течение года предпринимательская деятельность не ведется и заработная плат никому не выплачивается, представлять отчет не необходимо. Об этом ФНС сообщила в Письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

В случае если в течение первых трех месяцев 2017 года была хотя бы одна выплата, бухгалтер должен сдать 6-НДФЛ по результатам отчетного периода. Потому, что форма заполняется нарастающим итогом, показатели из первых трех месяцев сохранятся и в будущем. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно появятся цифры при наличии лишь одной выплаты.

В случае если в прошедшем сезоне компания была налоговым агентом, а в течение последних трех месяцев не известно почему прекратила выплачивать заработную плат сотрудникам, в налоговый орган возможно ничего не подавать. Не смотря на то, что компания не обязана растолковывать налоговикам, с чем связана потеря статуса налогового агента, для самоуспокоения возможно послать в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ.

Пример письма о непредоставлении расчета за три последних месяца 2017 года