В то время как пригодится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса возможно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

• прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
• перевод на другую работу (ст. 62 ТК РФ);
• расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
• предоставление планового отпуска либо отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
• отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
• поощрение либо дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для предстоящего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их только начальники.

Как составляются распоряжения по личному составу

В свое время государственные служащие создали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. Другими словами работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными примерами. Все нужные кадровикам формы доступны в распоряжении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для предстоящего применения в работе. В скобках информацию о формах, применяемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

В случае если в организации предусмотрено составление распоряжений по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, лишь додавать новые. К примеру, расширять строки, уточнять информацию о лицах, визирующих документ. В случае если же в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример распоряжения о приеме на работу на базе унифицированной формы

Пример этого же распоряжения в текстовом формате

Как регистрировать и хранить распоряжения по личному составу

Даже в случае если компания маленькая, сотрудников в ней мало, все изданные распоряжения по личному составу нужно регистрировать в особой книге учета.

Пример журнала регистрации распоряжений по личному составу

Как видно из примера, новости таковой журнал весьма просто. Но данные в нем должны быть правильными. Тогда и найти нужную бумагу окажется весьма быстро. Помимо этого, такая регистрация разрешает избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Одна книга учета должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности разрешат надежно сохранить кадровую документацию, которая может пригодиться не только в период работы сотрудников, но и после.

Что касается хранения распоряжений, то согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится пару периодов длительности хранения. 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации. В течение 5 лет работодатель должен снабжать сохранность информации о командировании сотрудников, данные о приеме, распределении, перемещении, учете работников. 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.