В соответствии с коллективным контрактом и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются практически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой контракт с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным контрактом и положением о разъездном характере работ, финансовые средства (задаток) на затраты, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет в банке работника. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Задаток на указанные затраты в сумме 20 000 руб. перечислен на счет в банке работника. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строчком) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в частности НДС 54 руб.), на наем жилого помещения - 10 620 руб. (в частности НДС 1 620 руб.), суточные - 5 000 руб. Перерасход возмещен работнику после утверждения авансового отчета методом перечисления финансовых средств на его счет в банке.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и затрат ведется способом начисления.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути либо имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками затраты, в частности затраты по проезду; затраты по найму жилого помещения; дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размеры и порядок возмещения указанных затрат, и список работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным контрактом, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных затрат могут также устанавливаться трудовым контрактом (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).
Наряду с этим служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути либо имеет разъездной характер, служебными командировками не будут считаться (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой контракт (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В пересматриваемой ситуации в соответствии с порядком, установленным коллективным контрактом и положением о разъездном характере работ, финансовые средства (задаток) на затраты, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет в банке работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер <*>. Окончательный расчет по практически произведенным расходам осуществляется после представления работником авансового отчета с приложением подтверждающих затраты документов.
Напомним, что финансовая выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с выполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к зарплате работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Бухучёт

Затраты на выплату компенсации затрат работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, будут считаться затратами по простым видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника начальником организации (п. п. 5, 16 Положения по бухучёту "Затраты организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Министерства финансов России от 06.05.1999 N 33н).
До утверждения авансового отчета перечисленные работнику финансовые средства рассматриваются как задаток и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).
Бухгалтерские записи по отражению пересматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Замысла счетов бухучета денежно-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Министерства финансов России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на добавленную цена (НДС)

В общем случае суммы "входного" НДС по купленным товарам (работам, услугам) принимаются к вычету после принятия на учет данных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов и при условии, что они предназначены для применения в облагаемых НДС операциях. Вычет производится на основании счета-фактуры или на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае счета-фактуры у организации отсутствуют, НДС выделен в бланках строгой отчетности, представленных работником с разъездным характером работы. Порядок вычета НДС при таких условиях налоговым законодательством прямо не урегулирован.
Согласно точки зрения Министерства финансов России, сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в порядке, используемом для затрат на командировки (Письмо Министерства финансов России от 11.08.2016 N 03-07-11/47114).
Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, и расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих затрат, на основании счетов-фактур либо иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Придерживаясь позиции Министерства финансов России, в этом случае основанием для принятия НДС к вычету являются бланки строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строчком. Указанные документы регистрируются в книге приобретений (п. 18 Правил ведения книги приобретений, используемой при расчетах по налогу на добавленную цена, утвержденных Распоряжением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Страховые взносы

Выплата затрат работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом РФ и связана с выполнением работником трудовых обязанностей, исходя из этого не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и опытных болезней на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и опытных болезней".
Наряду с этим, согласно точки зрения Минтруда России, указанная выплата затрат не облагается страховыми взносами лишь при документальном подтверждении данных затрат (к примеру, проездными документами, счетами отелей и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., к примеру, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213) <**>.
Дополнительно об обложении компенсаций за разъездной характер работы взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний см. в Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с выполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным контрактом и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Увидим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено лишь в отношении командировочных затрат (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не будут считаться. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным контрактом и положением о разъездном характере работ.
Дополнительно о налогообложении НДФЛ компенсации за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по НДФЛ. Правоприменительную практику по вопросу обложения НДФЛ компенсации затрат, выплачиваемой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути либо имеет разъездной характер, см. в Энциклопедии спорных обстановок по НДФЛ и страховым взносам.

Налог на прибыль организаций

При выдаче работнику аванса на затраты, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не появляется затрат (п. 14 ст. 270 НК РФ).
На возможность учета компенсации работникам затрат, связанных с разъездным характером их работы, в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, к примеру, в Письме Министерства финансов России от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131 <***>.
Затраты будут считаться при условии соответствия их параметрам, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. в случае если затраты обоснованны и документально обоснованы. Документальным подтверждением пересматриваемых затрат является утвержденный задаточный отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные затраты.
Датой признания таких затрат является дата утверждения авансового отчета работника начальником организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
 

<*> Отметим: по официальным разъяснениям выплата финансовых средств с целью компенсации сотрудникам документально подтвержденных затрат может быть произведена в частности методом перечисления финансовых средств на счет в банке работника (см., к примеру, Письмо Министерства финансов России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). И не смотря на то, что в Письме речь заходит о возмещении затрат на командировки, полагаем, что аналогичный подход применим в случае перечисления аванса на счет работника на затраты, связанные с разъездным характером работы.
<**> Приведенные разъяснения Минтруда России основаны на нормах закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", который не действует с 01.01.2017. Согласно точки зрения Министерства финансов России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов в соответствии с гл. 34 НК Российской Федерации следует руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда России по соответствующему вопросу (см. Письмо Министерства финансов России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082).
<***> Относительно квалификации указанных затрат существует другая позиция: они учитываются в составе затрат на зарплату на основании п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ (см., к примеру, п. 2 Письма Министерства финансов России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562).
Поэтому организация вправе самостоятельно найти, к какой конкретно группе она отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ). В пересматриваемом случае исходим из предположения, что организация признает затраты на приобретение проездных билетов в качестве других затрат.
Дополнительно по этому вопросу см. Практическое пособие по налогу на прибыль. В данной консультации исходим из предположения, что названные затраты учитываются в составе других затрат, связанных с производством и реализацией.