Ежемесячный отчет в Пенсионный фонд для всех работодателей был введен в связи с тем, что с 1 января 2016 года трудоустроенные пенсионеры получают страховую пенсию без плановых индексаций. Такой Федеральный закон от 29.12.2015 N 385-ФЗ в конце 2015 года был принят депутатами и одобрен Президентом России. Поскольку право на индексацию пенсии прекращается с первого дня месяца трудоустройства и возобновляется после увольнения с работы, возникла необходимость поставить движение кадров на постоянный контроль. Это бремя традиционно возложили на работодателей, поскольку именно они могут предоставить в ПФР целостную картину персонифицированного учета всех своих сотрудников, включая тех из них, кто работает по договорам гражданско-правового характера.

Отчетная форма для этих целей была разработана чиновниками достаточно быстро. Уже 1 февраля 2016 года Пенсионный фонд опубликовал постановление N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах". Этот документ был зарегистрирован в Минюсте России 18 февраля 2016 года под N 41142 и вступил в силу 1 апреля 2016 года. Отчет получил название СЗВ-М, его впервые нужно сдать в территориальный орган ПФР за апрель в срок до 10 мая 2016 года. Следующий срок отчетности - 10 июня, затем - 10 июля и так ежемесячно и постоянно. В 2017 году срок сдачи этого отчета будет смещен и у работодателей появится дополнительные 5 дней для его подготовки, ведь отчитываться им придется до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Что нужно указывать в отчете СЗВ-М

Перечень обязательных сведений, которые необходимо ежемесячно представлять в ПФР, определен в пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учете. Отчетная форма СЗВ-М представляет собой простую форму с шапкой для заполнения реквизитов организации и с таблицей из четырех столбцов. В числе обязательных реквизитов организация должна указать свой регистрационный номер в Пенсионном фонде России, ИНН, КПП и краткое наименование. Графы “адрес” или “местоположение” в отчетной форме не предусмотрено.

В шапке необходимо указать отчетный период и тип подаваемого отчета. Всего предусмотрено три типа - «исх», «доп», «отмн». Из них «исх» означает отчет, который организация впервые направляет за данный отчетный период, «доп» - дополнения и уточнения к отчету, который был подан ранее, а «отмн» отменяет ранее поданный отчет за этот период. Примечательно, что в самой форме по этому поводу приведены подробные инструкции.

В таблице организация приводит порядковые номера, полные фамилии, имена и отчества сотрудников, а также данные об их номерах СНИЛС. Без данных о СНИЛС система отчет не примет, поэтому они являются обязательными. Приводить ИНН работников необязательно, хотя для него также предусмотрена отдельная графа. Его можно заполнить только по тем сотрудникам, в отношении которых есть такие сведения.

Отчет СЗВ-М в 2016 году разрешено сдать в бумажном варианте, если он содержит сведения не более чем о 24 работающих гражданах. Отчет о 25 и более сотрудниках необходимо отправлять в электронном виде. Благодаря этому отчету ПФР будет получать сведения о работающих пенсионерах. В 2017 году такие требования не изменятся.

Сроки сдачи отчета СЗВ-М

Отчет СЗВ-М  в 2016 году следует сдавать ежемесячно, но не позднее чем через 10 дней после окончания отчетного месяца. В 2017 году у работодателей будет на 5 дней больше.

Последние дни сдачи СЗВ-М в 2017 году:

• 16 января - за декабрь ( 15 января выпадает на воскресенье);
• 15 февраля - за январь;
• 15 марта - за февраль;
• 16 апреля - за март ( 15 апреля это суббота);
• 15 мая - за апрель;
• 15 июня - за май;
• 16 июля - за июнь;
• 15 августа - за июль;
• 15 сентября - за август;
• 16 октября - за сентябрь;
• 15 ноября - за октябрь;
• 15 декабря - за ноябрь;
• 15 января 2018 года  - за декабрь 2017 года.

Чтобы определить, в какой форме необходимо сдавать отчет, нужно открыть статью 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. В нем сказано об ограничении по работникам до 25 человек, дающем возможность сдавать отчеты на бумаге. Важно помнить, что в отчете СЗВ-М к штатным сотрудникам следует прибавить работников по договорам ГПХ. За сдачу бумажного отчета вместо электронного предусмотрен штраф в размере 200 рублей.

Для сдачи электронного отчета в ПФР с 1 апреля 2016 года необходимо обязательно заключать договор с оператором связи, поскольку в личном кабинете на сайте ПФР можно скачать электронную форму, проверить отчет на ошибки, но не отправить его. Направлять электронный отчет лучше не в последний день, а на день раньше, чтобы избежать возможных задержек из-за технических проблем.

Образец заполнения отчета СЗВ-М

В отчетную форму необходимо включить данные всех работников, включая тех, с которыми были заключены не трудовые, а гражданско-правовые договоры на выполнение работ. При увольнении сотрудника в отчетном месяце его все равно необходимо включать в отчет. Отчет СЗВ-М составить совсем несложно. В бланке формы есть все необходимые для этого подсказки. Образец заполнения формы СЗВ-М приведен ниже.

Сначала необходимо заполнить все данные об организации (раздел 1). Во втором разделе нужно проставить код отчетного периода и год. Например, в отчете за апрель 2016 года нужно указать – 04 2016. В третьем разделе указывается код отчетной формы: «исх», «доп» или «отмн». Если необходимо исправить ошибки, следует подавать сразу две формы. В форме с кодом «исх» будут приведены только ошибочные данные, а в дополнительной форме («доп») необходимо проставить правильные аналогичные данные.

В четвертом разделе формы содержится таблица, в которой следует указывать полные сведения на каждого сотрудника. Если у работника нет ИНН, то его приводить в отчете не нужно. А данные СНИЛС нужно привести обязательно, иначе отчет не будет принят, уточняется в бланке самого отчета и разъяснениях ПФР.

Скачать бланк отчета СЗВ-М в бумажном формате можно тут. Отчет в электронном формате доступен на официальном сайте ПФР. Заполнить отчет онлайн можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО - Бухсофт Онлайн, Мое дело, Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Полную инструкцию по заполнению электронной версии отчета СЗВ-М найдете по ссылке.

Ответственность за несвоевременную сдачу или ошибки в отчете СЗВ-М

Опаздывать с отчетом нельзя - Пенсионный фонд сразу выпишет штраф. Размер взыскания зависит от числа работников в несвоевременно сданном отчете. За каждого человека – 500 рублей. Если сведения по работнику представлены с ошибками, то размер штрафа такой же.

После того, как в отчете СЗВ-М заполнены все необходимые данные, ее должен подписать руководитель организации. Также необходимо поставить дату заполнения и печать, если она есть у организации. Перед сдачей отчета еще раз следует проверить, нет ли ошибок в ИНН и СНИЛС всех работников, а также не пропущен ли кто-то из них, особенно их тех граждан, которые работают по договору ГПХ.

После проверки можно сдавать отчет в ПФР и готовиться повторить эту процедуру через месяц. Скоро этот отчет станет привычным и рутинным, как многие из подобных отчетных форм, на которые опытные бухгалтеры не обращают особого внимания.

СЗВ-М если нет работников

При отсутствии работников в пенсонный фонд сдавать нулевой отчет СЗВ-М. не нужно. Такая позиция изложена в письме пенсионного фонда России от 13 июля 2016 г. № ЛЧ-08-26/9856. В документе сказано, что отчет СЗВ-М работодатели сдают только на тех лиц, с которыми у них заключен трудовой договор и ДГПХ. Если с единственным учредителем-руководителем трудового договора нет и он не получает в организации заработную плату, то заполнять и сдавать СЗВ-М не нужно. Такая позиция применяется во всех региональных фондах ПФР.