Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

• прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
• перевод на другую работу (ст. 62 ТК РФ);
• расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
• предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
• отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
• поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами. Все необходимые кадровикам формы доступны в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление распоряжений по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих документ. Если же в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример распоряжения о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец этого же распоряжения в текстовом формате

Как регистрировать и хранить распоряжения по личному составу

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Как видно из примера, вести такой журнал очень просто. Но данные в нем должны быть точными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Сама книга учета должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после.

Что касается хранения распоряжений, то согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения. 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации. В течение 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность данных о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников. 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.