Общие принципы учёта материалов.

Складское учёт является важной частью любой организации, так как оказывает влияние на ход производственных и хозяйственных процессов. Грамотная организация складского хозяйства половина успеха деятельности предприятия. Рассмотрим основные задачи складского учёта:

• правильное и своевременное документирование операций по движению ТМЦ;
• контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• систематический контроль за использованием ТМЦ в производстве;
• своевременное выявление неликвидных материалов для их последующей реализации.

Складской учёт на предприятии организует главный бухгалтер, а непосредственное ведение учёта возлагается на соответствующих материально – ответственных лиц (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и т.д.). При принятии на работу должностных лиц, ответственных за приём, отпуск и сохранность вверенных им материальных ценностей, с ними заключается договор о полной материальной ответственности. До указанных лиц доводятся их должностные обязанности, в том числе по ведению учёта. По всем вопросам, связанным с ведением складского учёта, материально – ответственные лица подчиняются главному бухгалтеру организации. Важно помнить, что увольнение и перемещение материально ответственных лиц возможно только после проведения инвентаризации (п.1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49)).

Для целей организации контроля за движением и сохранностью материально – производственных запасов необходимо определить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия ТМЦ.

Для правильной организации складского учёта необходимо, помимо должностных инструкций материально – ответственных лиц, разработать и утвердить в составе учётной политики или иных локальных нормативных актов предприятия следующие документы:

1. Формы первичных учётных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций с МПЗ. При последующем изложении вопросов документального оформления тех или иных операций складского учёта будут указаны формы первичных документов из альбомов унифицированных форм. Однако следует помнить, что в соответствии с федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, с 1 января 2013 г. не являются обязательными. Однако, если нет необходимости в разработке специальных форм, могут применяться формы документов, приведённые в Постановлении Российского статистического агентства от 09.08.99 № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения», Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.97 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве», Постановлении Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций» при условии их закрепления учётной политикой организации.

2. Помимо форм первичных документов учётной политикой организации устанавливаются формы регистров складского учёта (карточки, ведомости и т.д.), порядок их ведения и хранения.

3. Положение о документообороте. В данном положении следует указать перечень хозяйственных операций, подлежащих отражению в складском учёте (приём, отпуск и т.д.), определив для каждого типа операций:

• Должностных лиц, санкционирующих данную операцию;
• Форму первичного документа для оформления соответствующей операции, количество экземпляров документа, место его хранения и лицо, ответственное за сохранность;
• Должностных лиц, чьи подписи удостоверяют факт совершения операции.

4. Для некоторых организаций следует определить нормативы складских запасов и нормативы расходования (отпуска в производство) по соответствующей номенклатуре материально – производственных запасов.

Помещения, предназначенные для хранения ТМЦ должны быть обеспечены защитой от доступа посторонних лиц и оборудованы весовыми и другими измерительными приборами, при необходимости – мерной тарой. Измерительные приборы подлежат регулярной поверке (см. Порядок проведения поверки средств измерений, требования к знаку поверки и содержанию свидетельства о поверке (утв. приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 02.07.2015 № 1815)). Для целей обеспечения быстрого отпуска, приёмки и контроля наличия материально – производственных запасов их размещение следует организовать по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам, типо и сорторазмерам (в штабелях, стеллажах, закромах, на полках и т.п.).

Документально оформление операций по движению ТМЦ.

Оформление операций по поступлению материалов

Накладные (акты, УПД, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

• зарегистрировать документы в журнале учёта поступающих грузов (форма № MX-4);
• проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
• акцептовать расчётные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
• передать уполномоченному лицу распоряжение на получение груза;
• передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчётных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приёмке и принятии к учёту материалов.

Прибывающие материальные активы необходимо своевременно оприходовать на соответствующий склад. Если, исходя из конкретных условий деятельности предприятия, целесообразно направить запасы непосредственно в цех или на строительную площадку, материалы отражаются в учёте транзитом — сначала оформляется поступление на склад и сразу передача их в цех (на участок).

На предприятии должен быть установлен порядок оперативного контроля за поступлением ТМЦ, а также розыска своевременно не прибывших грузов.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах. При необходимости порядок контроля следует утвердить в специальном положении.

Поступающие запасы тщательно проверяются на соответствие их ассортименту, количеству и качеству. Для приёма грузов, требующих наличия специальных познаний и квалификации, распоряжением руководителя предприятия создаются приёмные комиссии.

Приёмка и оприходование ТМЦ и тары (под материалами), поступающих от поставщиков, оформляются соответствующими складами, как правило, путём составления приходных ордеров (форма М-4), выписываемых на основании сопроводительных документов поставщика. Приходные ордера оформляются только на фактически поступившее и принятое количество материально – производственных запасов.

Приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны составляться в день их поступления, как правило, непосредственно по завершении приёмки.

В некоторых случаях запасы принимаются на ответственное хранение временно, например, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приёмки, лабораторного испытания или иных обстоятельств. Такие ТМЦ должны учитываться отдельно, например, путём записи их заведующим складом (кладовщиком) в специальный журнал. В журнале записи ведутся по следующим обобщённым группам: «Материалы, ожидающие приёмки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении». Внутри этих групп учёт ведётся в разрезе отдельных партий. Следует обратить внимание, что такие материалы хранятся на складах отдельно и до выяснения результатов приёмки не расходуются.

Все активы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объёму, счету и т.д.). В случаях, если материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а расходуется в другой (по количеству), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.

Передача из производства на склад ТМЦ должна оформляться путём выписки накладных на внутреннее перемещение материалов (например, форма ТОРГ-13). Этими же накладными оформляется возврат остатков неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и т.п.

Оформление отпуска материалов в производство

Следует различать отпуск сырья (материалов) в производство и перемещение ТМЦ между разными структурными подразделениями предприятия. Под отпуском в производство понимается отпуск материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках - для выполнения СМР. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.

Материальные ценности должны отпускаться в производство в строгом соответствии с установленными расходными нормативами (по весу, объёму или количеству).

Руководителем организации лицами должен быть определён список лиц, которым предоставлено право истребования со складов материально – производственных запасов. Списки этих должностных лиц с образцами их подписей должны быть выданы заведующим складами, кладовщикам и т.д..

Для усиления контроля за целесообразностью расхода материальных ресурсов на предприятиях с высоким удельным весом расхода комплектующих на выпуск готовой продукции, целесообразно применять комплектовочные ведомости, выписываемые на месяц или на всю потребность изделий по заказу (при позаказном способе калькулирования себестоимости продукции). Отпуск запасов, потребность в которых возникает не регулярно, следует осуществлять по требованиям.

Оформление операций по перемещению материалов

Перемещение запасов между структурными подразделениями предприятия оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов форма ТОРГ-13. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально-ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности.

Оформление операций по отпуску материалов на сторону

Отпуск запасов на сторону должен оформляться коммерческими (сбытовыми) службами предприятия на основании договоров с покупателями путём выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма М-15). При отправке грузов покупателям автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляются перевозочные документы. Комплектность и формы, которых регулируются договором перевозки груза. Например, товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка (Приложение № 1-3 к Порядку оформления и формы экспедиторских документов (утв. Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23)).

Учёт материалов и контроль за их движением на складах (в кладовых)

На складах и в кладовых предприятия (стройки) и цехов (участков) организуется аналитический учёт. В соответствии с требованиями п. 3 ПБУ 5/01 «Учёт материально-производственных запасов» единица бухгалтерского учёта материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. Учёт организуется по каждой единице производственных запасов, в соответствии с порядком их хранения, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Учёт движения материальных ценностей ведётся непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Складской учёт осуществляется на карточках складского учёта материалов по типовой междуведомственной форме № М-17. На каждый номенклатурный номер (единицу учёта) ТМЦ должна открываться отдельная карточка. Карточки открываются бухгалтерией и передаются материально-ответственным лицам под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учёта кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учёта в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).

Разноска из лимитно-заборных карт (форма М-8) в карточки складского учёта данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчётным месяцем. В таком случае лимитно-заборные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учёта.

Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически (периодичность рекомендуется установить учётной политикой) осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременность и правильность записей в карточках складского учёта, произведённых материально ответственными лицами.

Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учёта.

При необходимости материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определённые материальные ценности, особенно дорогостоящие. Одновременно с вышеуказанной проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приёмку-сдачу первичных документов на хранение в соответствии с принятым порядком документооборота.

Приёмка-сдача первичных документов должны оформляться, как правило, составлением специального реестра. Однако, с согласия материально ответственных лиц, подтверждением приёмки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учёта о проверке записей по каждой операции.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все карты, независимо от полноты использования лимита.

До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают материально – ответственные работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Сверка данных подтверждается их подписями.

При выявлении серьёзных нарушений в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок и проведённом инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия.

При широком использовании компьютеров, в том числе для организации складского учёта, организация может отказаться от карточек складского учёта, однако в этом случае следует закрепить принятую систему учётных регистров, документооборота и системы контроля за наличием и правильностью учёта материальных запасов в учётной политике.

Учёт материальных ценностей в бухгалтерском учёте

Бухгалтерия в отношении складского учёта решает следующие задачи:

1. Контроль полноты и правильности оформления первичных документов.
2. Обеспечение тождественности данных складского учёта и данных бухгалтерского учёта.
3. Контроль правильности квалификации соответствующих операций с материально – производственными запасами на складе материально – ответственными лицами.
4. Обеспечение тождественности данных учёта структурных подразделений предприятия, между которыми осуществлялось внутреннее перемещение материально – производственных запасов.

Помимо сказанного бухгалтерский учёт (в отличие от складского) должен обеспечить правильность оценки материальных активов в бухгалтерской отчётности предприятия, для чего учётной политикой определяется способ учёта транспортно – заготовительных расходов и способ оценки материально-производственных запасов при их списании в производство.