Если работник совершил дисциплинарный проступок или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны написать объяснительные записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать "письменное объяснение" и только спустя два рабочих дня может привлечь виновных лиц к ответственности. Очевидно, что законодательство не регулирует содержание таких документов, да и привести примеры объяснительных записок конечно можно, но все возникающие ситуации носят индивидуальный характер, как и причины проступков. 

Пишем по шаблону

Иногда содержание объяснительной записки может вызвать не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Однако, статус этого документа довольно высок, чтоб не зачитывать в суде или проверяющим из инспекции по труду юмористические рассказы авторства работников, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.

Для начала нужно определить для какой ситуации необходима объяснительная записка. Это может быть:

• прогул;
• опоздание на работу;
• нарушение сроков выполнение поставленного руководством задания;
• невыполнение работником поставленной задачи;
• нарушение требований законодательства или локальных актов;
• другие нарушения и происшествия.

Работодатель может предложить свой шаблон, по которому будет написана объяснительная. Образец можно разместить в отделе кадров, а также снабдить работников памяткой о правилах составления деловых документов. Что необходимо включить в шаблон? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:

• краткость изложения проблемы и причин, в результате которых она возникла;
• обязательное указание данных уполномоченного лица на имя которого будет направлен документ;
• обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления документа;
• деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
• достоверность описываемых событий;
• изложение ситуации от первого лица.

В документе не должно быть отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Его цель - объяснение события, а не просьба о снисхождении. Руководству придется проанализировать описанные причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае. 

Запрос от начальства

Прежде чем работник напишет свои пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что, в случае судебного рассмотрения ситуации, его "к делу не пришьешь". Поэтому обмен бумагами должен начать именно руководитель. Он должен выдать своему подчиненному соответствующее предписание под роспись. Этот документ носит произвольную форму, но должен быть зарегистрирован в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Выглядеть такое распоряжение может примерно так:

                                                                     Общество с ограниченной ответственностью "Пример" 

                                                                     ИНН 7777777777, КПП 110001101

                                                                    107497, г. Москва, ул. Новосибирская, д. 100

                                                                    06.10.2016 N 31-и/вн

                                                                   Специалисту отдела продаж  В.В.Пуховой

                  О письменном объяснении

Уважаемая Валентина Владимировна! 

1 июня 2017 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.06.2017 N 5.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания представить

письменное объяснение Вашего отсутствия. 

Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.06.2017 N 5.

Генеральный директор                    ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ          И.И.Иванов

                       Получено             ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ                    В.В.Пухова 2 июня 2017 года.

Документ можно вручить лично, либо направить по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не будет лишним направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, отсутствие подписи можно зафиксировать письменно, с подписями двух свидетелей. 

Объяснительная записка об опоздании на работу или прогуле

Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками руководство должно затребовать от работника объяснительную записку. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к "визуальному оформлению" письменных объяснений, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация также оставлена на усмотрение автора. При этом начальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы. Выглядеть это может примерно так:                         

                                                                                           Директору ООО "Пример"

                                                                                           И.И.Иванову

                                                                                           специалиста отдела продаж 

                                                                                           Кошкина М.С.

                              Объяснительная записка

Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 1 июня 2017 года на 1,5 часа в связи с тем,

что попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание

сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально. 

                     ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ   Кошкин М.С.                                     01.06.2017 года.

Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в пояснениях.  После того, как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копию объяснительной с регистрационными данными нужно вручить работнику. Аналогично составляется объяснительная по факту выявленных нарушений, а также объяснительная записка (образец) об ошибке в работе. Никаких особых требований к их форме нет.

Отказ от дачи объяснений

Руководство должно потребовать объяснений, но работник может отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот докумет может составить та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. После этого можно начинать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, которым может быть как предупреждение или выговор, так и увольнение. 

Образец акта об отказе составить объяснительную может выглядеть так: 

Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти документы могут послужить доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Ведь судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными оказываются иногда очень тяжелыми. В качестве доказательства можно привести апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2016 по делу N 33-27314/2016, в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для это послужило отсутствие письменных объяснительных по факту отсутствия на рабочих местах. 

Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки нужно подходить предельно внимательно и не считать ее ненужной бюрократией. 

Бланк акта об отказе от дачи объяснений